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EXECL教程

6种方法来减小Excel文件的大小|office办公软件入门基础教程

2022-10-13 EXECL教程 加入收藏
随着Excel文件内容不断增加和进行编辑,文件会变得越来越大。一个工作簿除了文字,还会有各种图表和彩色图片,这些都会占用大量空间。文件过大不仅会影响邮件发送的速度,还会占用许多硬盘空间。好在你只需要进行几个简单操作,就可以缩减Excel文件的大小。 步骤 方法 1尝试几种简单的方法 查看未使用单元格的格式。一直将

随着Excel文件内容不断增加和进行编辑,文件会变得越来越大。一个工作簿除了文字,还会有各种图表和彩色图片,这些都会占用大量空间。文件过大不仅会影响邮件发送的速度,还会占用许多硬盘空间。好在你只需要进行几个简单操作,就可以缩减Excel文件的大小。

步骤

方法 1尝试几种简单的方法

  1. 6种方法来减小Excel文件的大小|office办公软件入门基础教程(图1)查看未使用单元格的格式。一直将鼠标拖动到每个工作簿的最底部,选中所有空行,删除所有未使用的单元格。这样能很大程度地缩减文件大小。
  2. 6种方法来减小Excel文件的大小|office办公软件入门基础教程(图2)将文件保存为后缀名为.xlsb的二进制格式。这样可以把工作簿变成包含多个二进制文件的压缩文件夹。具体压缩多少取决于工作表的内容。但是,要打开、关闭、保存这样的文件,所费的时间往往比常用文件格式(.xls)要长一些。[1]
    • 当你将文件另存为.xlsb格式后,选中并删除数据范围外的所有单元格,通常是数据的右侧和下方。
    • 选中同样的单元格,删除单元格所有的格式,像是颜色、线条等等。删除工作簿里每个工作表的格式。
    • 再次将工作簿保存为“.xlsx” 格式。然后查看一下这些操作缩减了多少文件体积。
  3. 6种方法来减小Excel文件的大小|office办公软件入门基础教程(图3)将工作簿保存为相同的文件和格式,但是使用另一个文件名。这种转换过程或许可以消除文件里的多余空间和无效数据。

方法 2包含图标和格式的工作簿

  1. 6种方法来减小Excel文件的大小|office办公软件入门基础教程(图4)打开 Excel文件。
  2. 6种方法来减小Excel文件的大小|office办公软件入门基础教程(图5)将Excel文件保存为 “.html” 格式。
  3. 6种方法来减小Excel文件的大小|office办公软件入门基础教程(图6)更改 .html 文档的文件名称。然后将新文档保存为“.xls” 格式。

方法 3仅包含文本的工作簿

  1. 6种方法来减小Excel文件的大小|office办公软件入门基础教程(图7)打开 Excel文件。
  2. 6种方法来减小Excel文件的大小|office办公软件入门基础教程(图8)将Excel文件保存为 “.xml”格式。
  3. 6种方法来减小Excel文件的大小|office办公软件入门基础教程(图9)重命名“.xml”文件,然后重新保存为“.xls”文件,并命名新的名字。

方法 4使用“WinZip”程序

  1. 6种方法来减小Excel文件的大小|office办公软件入门基础教程(图10)打开文档,找到你想要压缩的文件。点击文件名,将后缀名“.xls”更改为“.zip”。
  2. 6种方法来减小Excel文件的大小|office办公软件入门基础教程(图11)点击文件,选择“用WinZip打开”。然后选择一个路径来保存解压后的内容。
  3. 6种方法来减小Excel文件的大小|office办公软件入门基础教程(图12)使用“WinZip”程序重新压缩内容。
  4. 6种方法来减小Excel文件的大小|office办公软件入门基础教程(图13)打开文档。选中文件,将“.zip”后缀更改为“.xlsx”。你应该会注意到文件体积减了不少。[2]
  5. 6种方法来减小Excel文件的大小|office办公软件入门基础教程(图14)你也可以前往工作簿子文件夹,找到体积最大的工作簿。重新打开原始的excel文件,创建几个新的电子表格。返回到体积较大的工作簿中,选中包含数据的单元格,将它们复制粘贴到新工作表中。然后,删除体积过大的电子表格,保存文件。

方法 5找到并处理错误源

  1. 6种方法来减小Excel文件的大小|office办公软件入门基础教程(图15)找到导致Excel文件体积过大的工作表之后,将文件另存为.xls格式,这样可以方便你查找工作表和存在的问题。同时,数据也可以从原文件中独立出来。
  2. 6种方法来减小Excel文件的大小|office办公软件入门基础教程(图16)复制Excel文件,方便之后操作,然后删除里面有问题的列,并保存文件。
  3. 6种方法来减小Excel文件的大小|office办公软件入门基础教程(图17)如果你比较两个文件的体积,会发现删掉存在问题的列之后,Excel文件的体积会缩减几KB到几MB不等。

方法 6另存为

这个方法适用于带有图片的电子表格。

  1. 6种方法来减小Excel文件的大小|office办公软件入门基础教程(图18)点击“文件”,然后选择“另存为”。
  2. 6种方法来减小Excel文件的大小|office办公软件入门基础教程(图19)在“保存”按钮的旁边,你会看到工具下拉菜单。点击它。
  3. 6种方法来减小Excel文件的大小|office办公软件入门基础教程(图20)压缩图片。
  4. 6种方法来减小Excel文件的大小|office办公软件入门基础教程(图21)压缩到“屏幕”或“打印”大小。
  5. 6种方法来减小Excel文件的大小|office办公软件入门基础教程(图22)保存文件。完成。

小提示

  • 如果你想在Mac电脑上压缩Excel文件,可以使用第三方软件,如“FILEminimizer Office” 或“Express Zip Mac” 压缩软件。
  • 如果你将Mac电脑上的Excel文件以邮件形式发送到Windows电脑,确保将文件保存为“.xlsx”格式。这样Windows电脑在打开文件时不会遇到任何问题,打开的文件也不会出现任何诡异的格式。[3]
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